בעלי עסקים קטנים ובינוניים יודעים שלהספיק הכל זה כמעט חסר סיכוי. אנחנו אוהבים את העצמאות שלנו וגאים בעסק שלנו, אבל יש תקופות שאנחנו לא מספיקים לבצע את כל המשימות ובוודאי שלא להקדיש מספיק זמן למשפחה ולחיים האישיים. לכן כדאי לנו כבעלי עסקים ללמוד איך לייעל את הזמן כדי שיהיו לנו עוד חיים מחוץ לעבודה. לפניכם מדריך קצר לניהול זמן בעסקים.
רשימת מטלות וחלוקת עבודה ברורה
אחת הבעיות הגדולות בעסקים היא כפל משימות ועבודה לא מסודרת ללא תיעדוף או הבחנה בין עיקר לתפל. לפעמים, מרוב רצון לעשות ולהספיק, אנחנו ועובדינו נתקעים במשימות מיותרות או פחות חשובות שגוזלות זמן יקר. בניהול עסקים וזמן יש חשיבות גבוהה להכוונה. כמנהלים עלינו ליצור לעובדים שלנו תיעדוף ברור של עיקר וטפל ולהשתמש בכלים שונים כדי ליצור רשימת מטלות מסודרת שאפשר לעקוב אחריה בקלות.
כלים דיגיטליים
כלים דיגיטליים יכולים לחסוך זמן רב. שעוני נוכחות דיגיטליים יבצעו חישובי שעות אוטומטיים בסוף כל חודש, וגם חתימה דיגיטלית תאפשר לכם לבצע פעולות מרחוק בלי צורך בנוכחות פיזית. כך גם כלים לניהול זמן כמו SLAK, GOOGLE MEET, GOOGLE CALENDER או MONDAY. אלו כלים לניהול זמן העבודה המשותפת, שכוללים אפליקציות שיאפשרו ניהול זמן של עבודה מהמשרד ומהבית, וכן אפשרות למעקב אחר המשימות באופן משותף.
חתימה דיגיטלית
חתימה דיגיטלית מביאה איתה ייעול וחיסכון. מדובר על חידוש שמאפשר לכם לבצע פעולות רשמיות רבות הדורשות אבטחה גבוהה, מבלי לצאת מהמשרד או מהבית.
הסחות דעת
על פי מחקרים, כ-40% מזמן העבודה נפגע מהסחת דעת וההתאוששות ממנה. כל אחד מכיר את הגורמים שמסיחים את דעתו ומונעים ממנו להתרכז – שקט או רעש, הודעות מרשתות חברתיות, שיחות בקבוצות WhatsApp ושימוש בטלפון. כדי לשפר את הריכוז שלכם ולהגביר את היעילות בעבודה, נמליץ לכם להגדיר לעצמכם תקופות בהן אינכם זמינים, למעט במקרי חירום. כחלק מתהליך זה, ניתן להשתיק את ההתראות מרשתות החברתיות, לכבות את החלונות הקופצים ולהתעסק בשיחות והודעות רק בזמנים מסוימים.
סדר וארגון
ישנם סוגים שונים של עובדים ודרכים שונות לעבוד, אבל ברור שסדר וארגון חוסכים זמן. גם אם יש לכם עובד יצירתי שעמדת העבודה שלו מבולגנת ואופי העבודה שלו אינו מסודר, יש אפשרות לקדם סדר בממשק של העובד או שלכם עם שאר הגורמים בעבודה.
סיכום
ייעול ניהול הזמן בעסק הוא שילוב בין הטמעה של כלים דיגיטליים וטכנולוגיות חדשות לניהול, לבין הנהגה עסקית נבונה שנותנת לעובדים ולמנהלים תיעדוף ברור של משימות, רשימת מטלות ברורה והבחנה בין עיקר לטפל. כאשר משלבים את ההנהגה העסקית עם טכנולוגיות של מעקב, ניהול זמן והטמעה של כלים דיגיטליים, אפשר לחסוך זמן חשוב שיתפנה לחשיבה ואף לחיי המשפחה.
