אז סוף סוף הגיע היום הגדול שבו אתם מגשימים את החלום שלכם ופותחים משרד משלכם. קודם כל מגיע לכם המון מזל טוב, ונאחל לכם הרבה הצלחה. אבל כמו שאתם בטח יודעים, אחרי ששוקעים ההדים של החגיגה, צריך להתחיל לעבוד. פתיחה של משרד חדש מאפס היא לא דבר פשוט, ותמיד עדיף ללמוד מהניסיון של אחרים ולא לבצע טעויות מיותרות כבר בהתחלה.
אז הכנו לכם כאן מדריך קצר שבו תוכלו למצוא כמה דברים סופר חשובים שיסייעו לכם להתנהלות נכונה במשרד. מוכנים? בואו נצא לדרך!
תקשורת פנימית בין העובדים
אחד הדברים הכי חשובים בהתנהלות של כל משרד, ולא משנה מאיזה תחום, הוא תקשורת מיטבית בין כל העובדים. חשוב מאוד לוודא שכל עובד יודע איך לפנות לכל עובד אחר, ולא מתבייש או נרתע לעשות את זה. אפשר כמובן לקבוע דרכי התקשרות שנוחות, אם זה בפלאפון, בהודעה, או במייל, אבל צריך להבין שתקשורת וזרימת מידע טובה בין כל השחקנים במגרש חיונית מאין כמוה להצלחת המשרד החדש.
בנייה של מערכת מחשוב
כל משרד מתנהל היום בצורה ממוחשבת, גם בגופים הכי שמרניים ואיטיים. חשוב מאוד שתייצרו למשרד שלכם מערכת מחשוב מתקדמת ושיתופית ככל האפשר. זה יחסוך לכם המון זמן וימנע המון תקלות וכאבי ראש. אחד הדברים הבסיסיים כמובן הוא הורדה של מערכת אופיס לכל המחשבים.
אופיס היא בעצם חבילת התוכנות הכי בסיסיות לכל משרד: וורד, אקסל, פאוור פוינט, ועוד. אנו לא יכולים להתחיל לדמיין בכלל עבודה בלי אופיס, ולכן קריטי שהיא תהיה על כל המחשבים במשרד. להורדת מערכת אופיס 365 לחצו כאן.
מדפסת איכותית
למרות שאנו חיים בעולם דיגיטלי ומקוון, ושהמייל כבר מזמן החליף את הפקס, אין תחליף למדפסת משרדית איכותית. אתם תגלו שיש לא מעט טפסים ומסמכים שאתם צריכים לחתום עליהם בידיים, או שהרבה יותר נוח לכם לעבוד עם ניירות מודפסים מאשר על טפסים או מסמכים מקוונים. חשוב להשקיע במדפסת איכותית שמדפיסה במהירות וביעילות ולא נתקעת כל הזמן. אנו ממליצים גם לדאוג לחיבור מקוון של כל המחשבים במשרד למדפסת.
ניתוח מתמיד של הפעילות במשרד
אחד הדברים הכי מורכבים לעשות, אבל שהכי יתרמו להצלחה של המשרד שלכם, הוא להישאר תמיד עם יד על הדופק. חשוב מאוד להקדיש פעם בשבוע למבט מן הצד על כל מה שקורה במשרד שלכם. נסו להתנתק ממנו ולהביט מהצד ולחפש אילו דברים אפשר לשפר, מה יכול להיעשות יוצר מהר ובצורה יותר יעילה. זה יכול להיות בכל תחום ובכל נושא, אבל תמיד חפשו איך אפשר להשתפר ולהתייעל עוד ועוד.
סיכום
אין ספק שפתיחה של משרד חדש משלכם היא רגע גדול בחיים. הסודות להצלחה פשוטים מאוד: מערכת מחשוב מתקדמת ויעילה, וניהול איכותי של צוות העובדים.
